Lo sai bene anche tu: velocità della Digital Transformation, mercati mutevoli e imprevedibili, sempre più stakeholders con cui interfacciarsi, tantissimi competitors sono alcuni motivi per ripensare metodi di lavoro e struttura delle organizzazioni.

Dopo tanti anni, però, è difficile rinnovare strumenti e modelli organizzativi a cui siamo abituati.

Per questo motivo, esistono speciali framework di lavoro Agile, come Scrum, che aiutano team, persone e organizzazioni a diventare efficaci ed efficienti in pochissimo tempo.

Scrum è la metodologia di project management Agile più applicata al mondo perché:

• accelera i tempi di realizzazione grazie alla suddivisione dei progetti per Sprint e alla chiarezza di obiettivi sul breve periodo;
• abbassa il rischio di fallimento grazie a verifiche periodiche del lavoro e cicli di feedback continui con tutti gli stakeholder coinvolti;
• aumenta la qualità dei risultati grazie ad un approccio adattivo, che favorisce uno sviluppo incrementale e progressivo dei prodotti e servizi.

Prosegui con la lettura per capire in modo semplice e pratico il framework Scrum: il suo approccio adattivo, cosa lo rende diverso dai metodi tradizionali e come applicarlo in qualsiasi attività.

Agile Scrum vs WaterFall

Scrum è uno strumento super flessibile, agile appunto, che può essere adattato a challenge molto diverse in qualsiasi settore, dall’IT fino a quello manifatturiero.

Il termine Scrum, letteralmente “mischia”, è preso in prestito dal lessico del Rugby come metafora per sottolineare l’importanza di lavorare in modo coordinato, di spingere tutti nella stessa direzione.

La metafora del Rugby è stata introdotta in contrapposizione al metodo tradizionale di gestione dei progetti e sviluppo dei prodotti, che si basa su una serie di attività in stretta sequenza, che potremmo paragonare ad una corsa a staffetta.

Il modello classico o “WaterFall”, infatti, prevede l’organizzazione di un progetto per fasi, all’interno delle quali si svolge un solo tipo di attività. Per ogni fase, dunque, vengono coinvolte solo persone specializzate.

Nell’approccio Scrum, invece, lo sviluppo di un prodotto/servizio è frutto della costante interazione di un team multidisciplinare, che lavora insieme dall’inizio alla fine.

Così come nel rugby, per conquistare terreno non puoi passare la palla in avanti ma devi avanzare tutti insieme, anche in Scrum per procedere con il progetto devi coinvolgere tutto il team.

In Scrum il progetto viene strutturato per fasi, chiamate Sprint, che non sono altamente specializzate e di durata variabile, bensì di durata fissa e piuttosto breve, non oltre le due settimane (TimeBoxing).

In uno Sprint non viene svolta una sola attività, ma un intero ciclo di lavoro: analisi dei requisiti, progettazione, sviluppo e test, per poi rilasciare alla fine dello Sprint un incremento di prodotto (Increment). 

È bene puntualizzare, che questi concetti sono comuni a qualsiasi ciclo di lavoro Agile, dove per indicare queste fasi di durata costante si usa il termine iterazione. Sprint è il nome che le iterazioni assumono nel framework Scrum.

Principi Agile Scrum

I principi di Scrum si ispirano all’indagine di mercato svolta a metà degli anni ‘80 da Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka. L’obiettivo era definire le caratteristiche comuni delle aziende leader nello sviluppo di nuovi prodotti.

I risultati sono stati riassunti in The New Product Development Game.

Ecco le 6 caratteristiche più importanti:

• Built-in-instability, che potremmo tradurre come instabilità intrinseca. Significa che difficilmente un prodotto, specie se innovativo, può essere definito con assoluta chiarezza all’inizio del progetto con un piano di lavoro specifico.

• Self organizing project team, ovvero team in grado di auto-organizzarsi, senza che qualcuno dica loro cosa debbano fare. Ciò presuppone elevata autonomia, che a sua volta deriva da un elevato livello di competenza.

• Overlapping development phases, letteralmente sovrapposizione delle fasi di sviluppo. In pratica, non organizzare il lavoro come una staffetta, con fasi lunghe, ciascuna relativa a singole attività. Al contrario, fasi brevi che includano tutto il ciclo di lavoro per arrivare sempre ad una sorta di mvp (minimum valuable product).

• Multi-Learning, in altre parole la capacità del team di migliorare le proprie performance attraverso l’apprendimento individuale e di squadra di pari passo all’avanzare del progetto.

• Subtle control, da intendere come “controllo sottile”. Il concetto di team auto-organizzato implica un equilibrio tra autonomia e controllo. Il management stabilisce dei punti di controllo minimi per evitare che eventuali ambiguità si trasformino in caos. L’enfasi rimane sul controllo attraverso la pressione dei pari, dei compagni di squadra.

• Organizational transfer of learning, in pratica il trasferimento dell’apprendimento a livello organizzativo, ciò che spesso i project manager chiamano “lesson learned”. Si intende tutto ciò che abbiamo imparato e che possiamo riutilizzare per altri progetti.

Nel 1995 Jeff Sutherland e Ken Schwabe si ispirarono a questi concetti, li estesero e diedero vita al framework Scrum.

Quando si parla di framework si intende un insieme di processi operativi, di ruoli da interpretare per svolgere una specifica funzione, e di principi e linee guida per stabilire come deve essere svolta ogni task.

Quando utilizzare Agile Scrum

Nello Scrum Book Of Knowledge (SBOK ^®) Scrum viene definito come “un framework leggero che aiuta persone, team e organizzazioni a creare valore attraverso soluzioni adattive per problemi complessi”.

Scrum si applica sia ad attività temporanee (project management), che continuative (product management). D’altronde, quasi sempre per realizzare un prodotto si usa un progetto, tuttavia il ciclo di vita del prodotto sopravvive al progetto.

Prendiamo per esempio il primo modello di vettura elettrica: il progetto (iniziativa temporanea) consisteva nell’ideare il modello, progettarlo, prototiparlo e produrlo. A quel punto il progetto esaurisce la sua missione.  

Il prodotto, però, va mantenuto ed evoluto (attività continuativa): dovranno essere risolti problemi o difetti, gestire le vendite e tante altre azioni operative. Ad esempio, qualche anno più tardi sarà previsto un progetto di restyling, che rispetto al progetto iniziale impegnerà molto meno tempo.

Sia il progetto di restyling che il progetto iniziale e tutte quelli successivi sono inclusi nel ciclo di vita del prodotto. Tutte queste attività possiamo gestirle con Scrum.

Il campo di applicazione di Scrum dipende dalle caratteristiche del progetto. Scrum, infatti, si basa su un approccio di tipo adattivo, ideale nei contesti mutevoli e dinamici, dove dovrai costruire la tua soluzione in modo progressivo.

Mentre l’approccio tradizionale, di tipo predittivo è una sorta di viaggio organizzato: definisci all’inizio destinazione e tappe, con una pianificazione massiva già nelle prime fasi.

L’approccio adattivo, invece, è simile ad “viaggio on the road”: ti adoperi per un minimo di organizzazione iniziale e poi si parte. In altre parole, la pianificazione è progressiva, lungo il viaggio a seconda di quello che lo scenario ti propone.

Ogni volta che hai a che fare con un contesto mutevole, con una carenza di informazioni iniziali che ti impedisce di stabilire un percorso certo, Scrum è super efficace.

Agile Scrum: i tre Pilastri Empirici

La metodologia Scrum è fortemente empirica, ovvero persegue il miglioramento continuo attraverso l’esperienza diretta e la costante sperimentazione (testing).

Per questo motivo, esistono tre requisiti, detti Pilastri Empirici, da rispettare in ogni progetto:

• Trasparenza; significa che il lavoro in corso durante il progetto deve essere trasparente a tutto il team. Non si deve ragionare a compartimenti stagni, per silos di attività, dove ognuno si occupa del suo piccolo perimetro senza sapere cosa fanno gli altri.

• Ispezione; significa che tutto ciò che stiamo facendo come team deve essere esaminato di frequente per rilevare il prima possibile problemi o deviazioni dai requisiti di prodotto/ progetto desiderabili.

• Adattamento; l’ispezione frequente abilita l’adattamento. In altre parole, se mi rendo conto che sto sbagliando, cambio direzione. È fondamentale riuscire a farlo il prima possibile, in autonomia.

Come applicare Scrum in un progetto

In Scrum il centro di tutto è il lavoro di squadra. Ogni team è composta da tre figure: lo Scrum Master, il Product Owner e un certo numero di Scrum Developer.

Un team Scrum è formato al massimo da una decina di persone: numeri piccoli permettono di comunicare meglio.

Se per esigenze di progetto o caratteristiche del prodotto da realizzare il numero dovesse crescere, allora ci si organizzerà in più team che dovranno sincronizzarsi periodicamente.

Fase 1: Preparazione

Prima di iniziare a testa bassa con gli Sprint, è indispensabile definire le caratteristiche di ciò che si vuole realizzare. Queste caratteristiche vengono descritte e raccolte all’interno del cosiddetto Product Backlog. Colui che ha il compito di realizzarlo e aggiornarlo nel tempo è chiamato Product Owner.

Il Product Owner rappresenta la voce del cliente, conosce benissimo bisogni e obiettivi dell’utente finale. Il suo compito è quello di definire, ordinare e comunicare in modo chiaro gli elementi del Product Backlog.

Le User Stories, ovvero video, oggetti fisici o citazioni che rendono concreti obiettivi astratti sono un riferimento fondamentale per aiutare i Developer a comprendere gli elementi che il Backlog descrive.

Per esempio, se il nostro cliente avesse bisogno di un software efficiente per condividere i documenti in azienda, per pima cosa il Product Owner si farà raccontare con precisione le sue esigenze per poi condividerle con il team Scrum attraverso il Product Backlog.

Tra gli elementi del Backlog potremmo trovare l’esigenza di poter accedere dal cellulare, oppure la presenza di una funzione di ricerca.

Fase 2: Pianificazione

Una volta chiarito lo “scope” del progetto arriva il momento del primo Sprint di due settimane.

Ogni Sprint inizia con uno Sprint Planning Meeting, dove il team deciderà quali funzionalità tra quelle individuate realizzerà per prime nello Sprint che sta per cominciare (Sprint Backlog).

È indispensabile che siano i Developer a scegliere le funzionalità da implementare nelle prossime due settimane, poiché sono loro i responsabili della fase di sviluppo del prodotto.

Fase 3: Sviluppo

I Developer iniziano il progetto, si coordinano tra di loro, e verificano di continuo i progressi. In queste attività sono aiutati dallo Scrum Master, anche detto Servant Leader.

Il suo compito è:

• facilitare gli eventi dello Sprint;
• allenare i membri del team ad applicare i principi di Scrum;
• eliminare tutti gli ostacoli al lavoro del team;
• favorire la comunicazione tra gli stakeholder coinvolti;
• aiutare il Product Owner nella gestione del Product backlog.

È importante non confondere lo Scrum Master con il Project Manager. Mentre il Project Manager accentra le responsabilità, lo Scrum Master è una figura di supporto al team. In Scrum le responsabilità sono condivise tra tutti i membri del team (share accountability).

Nel corso dello Srpint, i Developer si confrontano ogni giorno, condividendo idee, problemi o difficoltà durante il Daily Scrum. Si tratta di una riunione che non supera i quindici minuti, dove ogni membro del team fa sentire la sua voce e si chiariscono le task successive.

Fase 4: Revisione

Nel frattempo, il primo Sprint sta per concludersi. È tempo di condividere il risultato delle prime due settimanenella Sprint Review, un meeting dove tutti gli stakeholder, compreso il cliente, passano in rassegna quanto realizzato nello Sprint appena concluso.

Questo momento serve per misurare i risultati dello Sprint e capire se siano in linea con gli obiettivi del progetto.

Fase 5: Riflessione

A seguire, c’è un ultimo evento Scrum chiamato Sprint Retrospective. É una riunione interna, che riguarda solo il team, utile per capire come migliorare qualità ed efficacia del lavoro.

In pratica, corrisponde ad una revisione delle “lesson learned”. Il risultato sarà una lista di attività da fare ed evitare, così come da aumentare e ridurre.

A questo punto siamo pronti per passare allo Sprint Successivo, che inizierà con un nuovo Sprint Planning Meeting.

Fase 6: Riavvio

All’avvio di ogni Sprint il Product Backlog viene ridiscusso per verificare se aggiungere nuove funzionalità, oppure se cambiare le priorità già presenti. Il Backlog, infatti, resta una lista dinamica.

Questo favorisce un approccio adattivo: se nel mentre dello Sprint precedente emergono nuove esigenze, nella pianificazione dello Sprint successivo, o al massimo entro due settimane, saranno integrate.

Al susseguirsi degli Sprint il prodotto prende forma e il Product backlog tende a svuotarsi. Tuttavia, è possibile ritenersi soddisfatti anche se nel Backlog sono rimasti degli elementi residui, probabilmente i meno importanti e quindi sacrificabili.

Certificazione Scrum: istruzioni per l’uso

Oggi, saper padroneggiare il framework Scrum permette di assicurarsi un ruolo strategico nel presente e futuro di tantissime organizzazioni.

Negli ultimi due anni la domanda di competenze in ambito Agile è diventata esponenziale, spingendo moltissimi professionisti a certificarsi in una o più delle tre le figure Scrum. D’altronde, la certificazione è una leva potentissima, che aggiunge autorevolezza al proprio percorso di crescita.

Tuttavia, ottenere la certificazione è un passo essenziale, ma non sufficiente a lungo termine. Utilizzare la metodologia Scrum, infatti, non è semplice. È un framework molto complesso, con un suo vocabolario, ruoli specifici, strumenti e template non tradizionali.

Coerentemente con l’approccio empirico di Scrum, quindi, è importante individuare percorsi di formazione certificati e al tempo stesso pratici, orientati al lavoro.

Per questo motivo, in SM-ART abbiamo studiato un percorso Scrum:

• certificato da SCRUMSTUDY (leader internazionale in ambito Scrum);
• super interattivo, incentrato su esercitazioni e simulazioni;
• con trainer selezionati che condividono il Know-How frutto di tantissima esperienza.

È un percorso modulare, che parte dalle basi e permette di certificarsi come: Scrum Developer; Scrum Master; Scrum Product Owner.

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